Importancia de la contabilidad de costos en las pymes

Las pequeñas y medianas empresas (pymes) son negocios, principalmente de emprendimientos, que buscan generar beneficios económicos a baja escala, comparados con las grandes empresas. Son muy importantes en la economía mexicana, ya que representan la mayor fuente de empleos y del Producto Interno Bruto (PIB) anual. Según datos del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi) 2020, las pymes, representan 72% de la fuente de empleos y 52% del PIB anual.

Según Inegi (2021), en datos de 2019, la esperanza de vida de estos establecimientos al nacer era de 8.4 años; sin embargo, éstos son datos tomados antes de la contingencia sanitaria. Durante ella, en el periodo de mayo de 2019 a julio de 2021, se identificó que la tasa mensual de muertes era de 1.45%, lo que se traduce a que por cada 10,000 establecimientos murieron 145 mensualmente.

A lo largo de la pandemia, se observó la muerte de varios negocios. No obstante, ello tuvo más impacto en las pymes. En el informe ejecutivo Radiografía del Emprendimiento en México 2021, elaborado por la Asociación de Emprendedores de México (Asem), se menciona que el motivo principal del fracaso se compone por los siguientes elementos:

1. 35% falta de liquidez
2. 35% falta de capital de trabajo
3. 34% falta de conocimiento en el mercado
4. 29% mala administración del negocio
5. 28% problemas con los socios
6. 25% problemas para conseguir financiamiento
7. 22% falta de disponibilidad de tiempo
8. 16% falta de conocimiento técnico
9. 12% problemas con el equipo de trabajo
10. 3% pandemia o situaciones adversas
11. 2% devaluación, corrupción o temas legales

Como se pudo ver en los motivos anteriores, tener una mala administración en el negocio provoca una deficiencia en la utilización de los recursos, una mala gestión de los costos, el reporte de pérdidas o incluso llegar al cierre del negocio.

Llevar una buena gestión en la contabilidad y especialmente tener el análisis de los costos en los que incurre el negocio es de suma importancia, ya que derivado de eso se puede reducir el margen de los costos o gastos o identificar aquellos que son innecesarios, fijar mejor los precios de venta en consideración del que sea más competitivo y el que dé mayores beneficios a mediano y largo plazo. Este sistema de costos aplica para todos los giros de negocios: ya sea de servicios, de comercio o fabricación.

La contabilidad de costos, según García Colín (2008) "es un sistema de información empleado para predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar, direccionar, interpretar e informar todo lo relacionado con los costos de producción, venta, administración y financiamiento". De ahí que sea la técnica de la acumulación y asignación de los costos; su análisis sirve para la planeación, control y la toma de decisiones estratégicas que permitan aumentar las utilidades del negocio.

Al no tener las pymes la implementación de un sistema de costos se vuelve difícil su identificación. La identificación de los costos en las pymes suele ser algo complejo, ya que algunas veces por falta de conocimientos no logran distribuir bien sus costos de producción, venta o distribución en los productos, por lo que en varias ocasiones no consiguen recuperar ni la inversión que hicieron para estar en posibilidades de producir. Se pueden identificar de acuerdo con costos directos, es decir, que sean identificables durante la producción o los costos indirectos. Esto es, que sea difícil de identificar durante el proceso de producción pero que aun así se haya gastado en ella; ejemplo de ello es la distribución de la luz.

Dentro de los costos de producción se deben identificar tres elementos:

1. Materia prima directa: representa un costo importante, ya que se refiere a los elementos esenciales para la producción: es el material que lleva un proceso de transformación para llegar al producto final. Se debe tener un buen control en los inventarios, puesto que algunas veces hay excesos que impiden el buen flujo de efectivo. En virtud de lo cual, se debe contar con los materiales necesarios y suficientes para que los activos no queden inactivos.
2. Mano de obra directa: es el esfuerzo físico que se necesita para transformar la materia prima en el producto final. Además de tener en cuenta el costo por los empleados necesarios, sirve para que sea posible tener un estudio del tiempo que se tarda una unidad de producción y el costo si ésta se demora más de lo estimado.
3. Cargos indirectos: son costos que no son identificables plenamente en el proceso productivo, por ejemplo: pago de sueldos a administrativos o al personal que no ayude plenamente en el proceso de transformación de la materia prima, gasto de las herramientas necesarias, etc.

Otros factores que es necesario tener en cuenta son:

1. Gastos generales: son aquellos gastos que no intervienen en la fabricación del producto o en el servicio proporcionado, pero que representan un desembolso de dinero necesario para estar en posibilidades de vender, por ejemplo: la renta de las instalaciones en donde se venden los productos, gastos de marketing, etc.
2. Precio de venta: para que sea posible fijar un precio de venta óptimo se tiene que haber tomado en cuenta los factores anteriores, dado que es necesario que esté por encima de los costos directos e indirectos que se invirtió en cada unidad producida. Además, este debe tener un porcentaje de utilidad.

Los costos se pueden clasificar de acuerdo con su variabilidad. Así, existen costos fijos, que son aquellos por los cuales, sin importar su volumen de producción, siempre se va a pagar lo mismo. Por ejemplo: el pago de salarios o la renta de la planta productiva. Por su parte, los costos variables son costos que van en función del volumen de la producción; por ejemplo, la materia prima.

Como hemos visto a lo largo de esta investigación, las pymes, al enfrentarse a grandes empresas que ya están mejor posicionadas, que tienen mayor control de sus operaciones y más solidez financiera, tienen el reto de igualar sus precios para cumplir con las exigencias del mercado. Por lo anterior, llevar un registro de los costos e ingresos que les permita conocer de manera oportuna y confiable la inversión que están haciendo les ayudará tanto a evitar gastos innecesarios como a generar más ahorro por la reducción de costos y además a ser competitivas en los precios que ofrecen en el mercado. Un problema es que la mayoría de las pymes sólo se enfocan en cuidar o "mantener" en regla únicamente cuestiones de materia tributaria; es decir, estar al día con sus declaraciones mensuales o anuales para evitar multas ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es más, casi a la mayoría de las pymes sólo les importa pagar menos impuestos, por lo que muchas veces no ponen la atención adecuada a los costos o gastos que están haciendo.

Conclusiones
La contabilidad de costos es fundamental para el futuro de una pyme, pues permite tener el control de los costos, de los materiales, horas hombre y consumo de luz, entre otros aspectos, que son necesarios para la producción. Se debe agregar que este análisis también sirve para futuras producciones, en vista de que permite que se hagan presupuestos que ayuden a planificar mejor las unidades producidas, los ingresos que se desean obtener y los costos en los que se va a invertir.