Aplicaciones y consejos que te ayudarán a tener un día más organizado y productivo
Por Esmeralda Márquez Estrada
Instituto Politécnico Nacional, Escuela Superior de Comercio y Administración, unidad Santo Tomás
Cuando somos estudiantes, y más aún cuando comenzamos a laborar, nuestro día tiende a llenarse de pendientes, lo cual puede generarnos estrés y falta de motivación a la hora de cumplir con nuestras responsabilidades. Esto se debe principalmente a que no tenemos una estructura clara que nos permita administrar nuestro tiempo e identificar prioridades.
La falta de organización puede llevarnos a caer en la improductividad, ya que posiblemente olvidaremos alguna tarea por entregar, asistir a una reunión o cualquier otra cosa de nuestra lista de pendientes. Además, al no estimar un tiempo razonable para llevar a cabo alguna de nuestras tareas, las probabilidades de que resulte mal son muy altas.
Lo anterior es algo que puede evitarse fácilmente si adquirimos hábitos que nos ayuden a tener una mayor organización, y afortunadamente, gracias a la tecnología, hoy en día tenemos a nuestro alcance múltiples herramientas que nos ayudan a adaptarnos a estas costumbres. Aquí les damos a conocer algunas:
Microsoft To Do: es una aplicación que te permite enlistar tus pendientes y establecer recordatorios para trabajar en ellos, así como fijar fechas límite para concluirlos. Además cuenta con una sección que te ayuda a identificar aquellas tareas que son más importantes y que hay que tener siempre presentes. Una ventaja es que puedes sincronizar tu información desde cualquier dispositivo, utilizando tu cuenta de Outlook.
Google Task: es una aplicación bastante sencilla. La puedes utilizar y sincronizar desde cualquier dispositivo mediante tu cuenta de Gmail. Al agregar una tarea, también podrás añadir detalles de ésta, así como establecer un horario de recordatorio. Cada vez que tengas una actividad por realizar, tu teléfono lo recordará por ti.
Google Keep: en sí es una aplicación para guardar notas, pero también te permite establecer recordatorios y crear listas, por lo que puede funcionar perfecto como una agenda. Su presentación en forma de rectángulos de distintos colores convierte a esta app en un método sencillo y visualmente atractivo a la hora de planear nuestro día.
Horario: además de poder crear una lista de tareas pendientes, en esta aplicación podrás diseñar tu horario de clases con un formato visual muy agradable. A la hora de agregar una asignatura, podrás incorporar datos como el nombre de la materia, el edificio y salón en el que será la sesión, el nombre del profesor, la hora de inicio y término, así como programar un recordatorio para que nunca llegues tarde.
Pese a contar con algunas de estas herramientas, es posible que planear nuestras actividades se convierta en una tarea tediosa cuando no lo hacemos de la manera correcta, pues sí requiere dedicarle algo del tiempo de nuestro día; sin embargo, de ti depende convertirlo en un hábito y que sea lo más agradable posible.
Por lo anterior, te comparto algunos tips que te servirán para poner en marcha la organización de tus días en cualquiera de las aplicaciones o método que elijas:
Debe ser fácil: no es necesario desglosar toda la actividad o involucrarnos mucho con el detalle. Lo importante es la idea principal, una palabra clave que de inmediato te haga recordar cuál es la tarea por realizar. Entre menor información agreguemos, los datos serán más digeribles.
Visualmente, poca información en nuestra agenda nos dará una sensación de tranquilidad, pues sentiremos que no tenemos tantos pendientes y que todo está bajo control.
Un día antes: para lograr una administración adecuada de nuestro tiempo, es importante anticiparnos. Antes de empezar el día, éste ya debe de estar planeado. Desde luego que podrán presentarse situaciones que no tengamos contempladas, pero tener una organización previa nos permitirá dar una respuesta más efectiva a cualquier imprevisto.
Puedes comenzar tomando cinco minutos antes de ir a la cama para repasar tus pendientes y organizar tus actividades del día siguiente, verificar que tengas cubiertas tus responsabilidades e incluso, si tienes tiempo libre, anticipar trabajos que te ayuden a liberar espacio de días posteriores.
Asegúrate de tener el control de tu día; esto te proporcionará tranquilidad, satisfacción y motivación por haber tomado las riendas de tu tiempo.
Identifica tus prioridades: posiblemente siempre habrá pendientes, tareas por realizar en nuestro día a día; no obstante, hay que saber identificar aquellos que son prioritarios y que requieren una mayor atención, ya sea por el tiempo en el que debemos realizarlas o por el esfuerzo que tendremos que invertirles. Esto nos permitirá estimar mejor nuestros tiempos y tener un desempeño más eficiente.
Detecta tus malos hábitos: es importante que al finalizar nuestro día hagamos una pequeña evaluación de los resultados que obtuvimos, principalmente para identificar si cumplimos con nuestro plan de acción o no. Esto nos permitirá analizar y ser conscientes de las cosas triviales que afectan nuestro desempeño. Ya sea que pasamos mucho tiempo en el celular, porque platicamos mucho en el trabajo o porque no utilizamos las herramientas adecuadas, lo valioso es identificar qué nos afecta e incluir como parte de nuestra organización diaria el evitar caer en las mismas situaciones.
Ser constante: lo más indispensable a la hora de adquirir un hábito es la constancia. Al inicio puede costarnos trabajo, pero con el paso de los días, el ordenar tus pendientes se convertirá en una actividad cotidiana e incluso agradable si tus resultados son buenos. No hay que desesperarse a la primera: es un proceso en el que iremos aprendiendo cosas que nos permitirán organizarnos de forma más eficiente.
Espero que en este artículo hayas encontrado algún consejo que te ayude a ser mucho más productivo. Por último, no olvidemos que la base para lograr cumplir con nuestras metas y objetivos diarios parte desde la organización. Tener una estructura sólida de nuestras actividades nos ayudará a eliminar tareas de nuestra lista de pendientes de forma exitosa.