Centros de costos: Control y eficiencia de los recursos

En cualquier tipo de organización, una adecuada administración de los costos y gastos incurridos permitirá tener el control del valor de los recursos económicos que ha destinado para desarrollar sus procesos, además de reflejar los niveles de productividad y eficiencia del trabajo; asimismo, se pueden establecer estrategias para economizar los recursos materiales, laborales y financieros.

Para esta labor se utiliza la contabilidad de costos, herramienta que ayuda a planear y controlar los recursos utilizados en cada actividad dentro de las empresas y otras organizaciones; su metodología de aplicación estará personalizada de acuerdo con cada estructura, objetivos, actividades y forma de administración en particular.

Calcular lo que cuesta producir y comercializar un producto o servicio con la mayor precisión posible es primordial para fijar el precio de venta y por ende los ingresos y la utilidad esperados, por lo que la contabilidad de costos resulta ser un sistema de información adecuado para registrar, cuantificar, distribuir, acumular, analizar y controlar los costos y gastos de producción, distribución, administración y financiamiento.

La contabilidad de costos contempla dos categorías: los costos directos, que están asociados a un producto terminado o con su elaboración, y los costos indirectos, que impactan en todo el proceso y en diversas líneas de producción, por lo que no se pueden aplicar a un solo producto en específico.

Un costo directo se aplica totalmente en una sola actividad, por ejemplo, la materia prima de un producto, mientras que un costo indirecto influye en diversas actividades de la organización, como pueden ser el pago del arrendamiento, sueldos administrativos y cuotas de sistemas informáticos.

Aunque existe una amplia variedad de sistemas de costeo basados en los principios de la contabilidad de costos, particularmente será tan complejo el sistema a aplicar cuanto más grande sea la organización y sus procesos productivos. En cualquier caso, un factor de uso constante en la metodología de cuantificación son las unidades de costeo, que son segmentos de la entidad a los que es práctico y significativo asignarles costos indirectos de fabricación y comercialización, aunque es común que también incluyan diversos tipos de gastos e incluso costos directos de fabricación.

De esta forma, una unidad de costeo, también conocida como "centro de costos", suele ser una agrupación de costos y gastos tanto operativos como administrativos y financieros; la única particularidad en cada caso será la estrategia aplicada en su clasificación.

En este sistema, los segmentos o unidades de costeo se clasifican en estructurales y por actividad. Las unidades estructurales distribuyen los costos y gastos por departamentos internos con responsabilidades específicas en cada sector, mientras que las unidades por actividad reflejan los recursos destinados a toda una línea de producción, servicio o actividad particular del segmento, ya que una línea de negocio en una organización suele tener influencia de diversos departamentos, desde la compra y producción hasta la comercialización y administración de los recursos económicos.

En los sistemas contables que utilizan unidades de costeo clasificadas de forma estructural, es común encontrarse con los llamados centros de costos, que sirven para clasificar cada departamento operativo y administrativo de la entidad para poder analizar la distribución de los costos y gastos por divisiones o secciones. Debido al frecuente uso de esta metodología de costeo, resulta importante comprender lo relacionado a los centros de costos para un correcto análisis financiero y contable en una organización.

Los centros de costos son sectores real o teóricamente establecidos en la entidad y concebidos para ser receptores de diversos tipos de costos y gastos, generalmente agrupados en las cuatro principales áreas funcionales de las organizaciones; éstas son compras, producción, comercialización o ventas y administración. Cada una incluye subcategorías con sus respectivos centros de costos asignados. Así como cada área funcional de la compañía tiene distintos enfoques e indicadores de desempeño, cada centro de costos también tendrá un enfoque de análisis particular y precisamente es ésta una cualidad que ha hecho tan popular su aplicación.

El centro de costos es una unidad o departamento de la organización que concentra específicos costos y gastos en los que se incurre, y que, por su amplia categorización, es más práctico gestionarlos para obtener una eficiencia en el manejo de los recursos que repercuta de forma positiva en la utilidad de las empresas.
Conocer el origen de los desembolsos efectuados por la organización y gestionarlos de forma óptima es uno de los objetivos de trabajar con centros de costos. Por ejemplo, si se plantea como objetivo reducir los recursos gastados de un centro de costos en específico, la persona encargada de dicho centro de costos tendrá tal dominio de este que podrá gestionar de forma óptima el análisis sobre los desembolsos no imprescindibles o factores que pueden mejorar la productividad en esa actividad.

Principalmente las empresas más grandes suelen desglosar sus centros de costos en otros más pequeños, por ejemplo, asignar uno a cada actividad dentro del departamento de Compras de una línea de productos, entre lo que se encontraría el área de Finanzas, Recursos humanos, Logística, Sistemas y Control de inventarios (cinco centros de costos). Cada uno de éstos, a su vez, tendrá un desglose detallado de los costos y gastos en que incurren, como sueldos, equipo, depreciaciones, etc. Continuando con en este ejemplo, el departamento de compras para esta línea de producción pudiera representar un centro de costos mayor que agrupe a los otros cinco centros para así analizar de forma escalada y con mayor detalle la fuente de sus egresos.

Aunque los centros de costos pueden clasificarse para agrupar diversos tipos de costos y gastos, generalmente se procura que cada unidad o centro comparta ciertas características en común como la ubicación, el tipo de recursos que se utilizan, el objetivo que se tiene, la etapa del ciclo productivo, entre otros; es decir, que dentro de cada centro de costos haya operaciones con una razón homogénea. Además, el enfoque con el que cada organización decida clasificar sus centros de costos ayudará a tener un mayor control sobre los recursos que se utilizan, así como planificar y controlar los ingresos y egresos y analizar las variaciones y desempeño que tiene cada centro.

Para un mejor registro y análisis, los centros de costos son gestionados a través de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP por sus siglas en inglés), debido a que se trata de software especializado y capaz de realizar asignaciones automáticas de las operaciones masivas en su respectivo centro de costos y a su vez emitir los informes con los datos consolidados o segmentados de acuerdo con las necesidades de cada usuario.

Para ello, el ERP tendrá que recibir información sobre el código de agrupación, descripción y jerarquía de los centros de costos que va a administrar; de esta forma, cada centro de costos deberá tener asignado un número de control y descripción detallada de la información que contiene para poder clasificarlo en la estructura de costos.

En resumen, los centros de costos sirven para que las empresas evalúen las áreas o actividades que generan más desembolsos en costos y gastos, y para elaborar y distribuir el presupuesto con base en lo monitoreado. Con esta información, los directivos de las organizaciones pueden tener un mejor control y toma de decisiones para definir el rumbo o la permanencia de los diferentes centros de costos y actividades particulares dentro de la empresa.